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Desde hace mucho tiempo, escribir en un diario se ha convertido en algo esencial en mi vida.

Me llevó años comprender qué diablos podía escribir, pero tengo que admitir que me cambió la vida cuando empecé a hacerlo.

En algún otro artículo, explicaré cómo comprendí lo que puede suponer escribir en un diario en la vida de cualquier persona porque creo que merece la pena.

Ahora mismo, me centraré solo en la herramienta que empleo para rendir a mi máximo nivel.

Mi recorrido

En septiembre de 2020, trasladé todo mi sistema de productividad a Notion.

Pero, antes de eso, tenía una vida, concretamente, una vida sin papel.

Empleé durante mucho tiempo Day One como mi herramienta para escribir en un diario.

Es un software que me encanta por su excelente interfaz gráfico de usuario y sus funcionalidades únicas. Es ese tipo de aplicación que te dice “úsame”. Te apetece escribir y usarla tan pronto como la ves.

La cuestión es que, cuando migré todo a Notion, mi objetivo era centralizar todo (al menos, tanto como pudiese) en una única herramienta. Siento decirlo, pero Day One murió en el proceso…

Cuando migramos de una aplicación a otra, un fallo en el que normalmente caemos es intentar ejecutar las cosas de la misma forma que en la aplicación que dejamos de usar.

Eso es un gran error porque migrar de un software a otro no es solo “cambiar de pantallas”. El objetivo principal es rendir mejor, a más alto nivel.

Pero somos humanos. Fallamos. Y, obviamente, fallé.

Decidí crear una base de datos en Notion para emular el proceso de Day One. En un alarde de creatividad, llamé a esa base de datos “Mi Diario”. Estos eran sus campos (propiedades en Notion):

• Fecha. Para introducir la fecha de creación de la entrada.
• Tipo. Dropdown con diferentes valores para diferenciar la entrada: sentimientos, inspiración, aprendizaje, reflexión, narración, momentos inolvidables…
• Adjuntos. Para adjuntar ficheros como, por ejemplo, una foto.
• Bóveda de conocimiento. Es una base de datos que empleo para clasificar mi conocimiento basándome en diferentes áreas. Para decirlo y entenderlo rápidamente, piensa en un “etiquetado”.

Ahí estaba. Day One asesinado, y yo listo para empezar a andar con mi base de datos “Mi Diario”.

Ninguna evolución. Punto.

Mi proceso “evolutivo”

Llevo mucho tiempo pensando cómo puedo gestionar mejor mi conocimiento.

Nuestros cerebros no son criaturas jerárquicas. Son todo lo contrario: un mundo caótico lleno de conexiones. Es por eso que, poco a poco, me he ido moviendo de un mundo jerárquico (carpetas, cuadernos) a uno más flexible y “caótico”.

“Caótico” no significa “desastre” o “desorganizado”. “Caótico” significa que almacenas las cosas de forma diferente y las recuperas de una forma mucho más natural.

Probé Roam, pero siento decir que su interfaz de usuario no se ajusta a mi concepto de interpretar los interfaces gráficos de usuario.

Cuando probé Notion, lo conseguí. La combinación perfecta entre almacenamiento “caótico” y, más o menos, un agradable (no el mejor, al menos para mi) interfaz de usuario.

Escribir en un diario equivale a ideas, pensamientos, narraciones, reflexiones, frases célebres… Como dije antes: caos.

Nuestros cerebros viven en la anarquía y es nuestro deber dejarles que se expresen como lo hacen porque son ellos una de las creaciones más increíbles en el planeta.

Persiguiendo ese objetivo es como cambié mi mentalidad y decidí borrar mi base de datos “Mi Diario”.

Establecemos esa relación 1 a 1 porque nuestras mentes tienen esa imagen clásica de los diarios en papel. Es una cosa. Un objeto.

Pero nuestros cerebros no piensan de esa forma. No piensan que tengo que escribir en un “área de diario”.

Nuestros cerebros son un conjunto complicado de pensamientos, llenos de infinitas combinaciones entre ellos.

Así que intenté emular ese almacenamiento, principalmente porque estaba interesado en el proceso de recuperación de la información.

Recuperar la información que has almacenado es el elemento clave para tener un sistema de datos útil. Es reutilizando los datos que has almacenado conscientemente (porque pensaste que eran importantes) como consigues sacar lo mejor de ellos.

Así que me olvidé del concepto “Mi Diario” y pasé a uno más amplio: “Mis pensamientos”.

Decidí usar 4 bases de datos diferentes para bajar el concepto a tierra:

• Mi Día.
• Logros.
• Decepciones.
• Notas e ideas.

Mi Día

La cuestión muy buena (y fantástica) en Notion es que usa páginas.

Dentro de una página, puedes insertar todos los campos (propiedades) que pertenecen a una base de datos y, bajo ellos, tienes un espacio que puedes usar como una “nota”.

Cuando digo “nota”, me refiero a texto formateado (empleando cabeceras, bullets, listas numeradas, listas de to-dos…), ficheros adjuntos, enlaces a otras páginas… Tú mismo: lo que quieras, gustes, o necesites.

Ese es el poder tremendo de Notion.

Dentro de la base de datos “Mi Día”, controlo diferentes datos empleando campos como checkboxes para cada uno de los hábitos que quiero monitorizar, horas de sueño, la fecha y la semana en la que estoy, etc.

Bajo estos campos es donde el concepto clásico de diario comienza, porque he creado diferentes áreas de texto para escribir acerca de mi humor, mis objetivos principales diarios, expresar mi gratitud…

Logros y decepciones

Estas dos bases de datos son realmente útiles para mi:

• Logros almacena todas mis “victorias”. Ellas me motivan. Ellas me generan ilusión. Me proporcionan orgullo. Me dan alegría. Me indican si me estoy moviendo hacia mis objetivos.
• Decepciones almacena todas mis “derrotas”. Me indican a qué tengo que prestar atención porque no está funcionando. Liberan a mi espíritu de ansiedades, preocupaciones, sentimientos de culpa. Es donde me libero de todas las sensaciones negativas.

La cuestión es que tengo estas dos bases de datos dentro de mi página de la base de datos “Mi Día”. De esa forma, cuando estoy escribiendo en la página “Mi Día”, puedo acceder directamente a ellas para almacenar información.

¡Increíble!

Notas e ideas

Dedicando tiempo a pensar acerca del tipo de cosas que me gusta crear en mi diario, concluí que eran solamente pensamientos, ideas, notas.

¿Por qué no usar una base de datos de “Notas e ideas” para almacenarlas?

¿Cuál es la diferencia entre una idea que tomo escuchándosela a alguien en un podcast u otra que proviene directamente de mi?

Si profundizamos en el concepto, no hay diferencia alguna.

Estamos hablando de lo mismo: ideas, conceptos, cosas que queremos guardar, almacenar. Punto.

Así que, dentro de mi base de datos de “Notas e ideas”, he creado el campo (propiedad) “Categoría” para indicar el tipo de idea de la que estoy hablando.

Tengo diferentes valores para dicho campo: reflexión, frase célebre, algo ocurrió, ideas para negocios del futuro, ideas para mis negocios de hoy, inspiración…

Recuerda que, debajo de la zona de campos, siempre tengo el “paraíso del escritor”, un espacio en blanco que uso como una nota para escribir o incluir lo que pueda necesitar o desee.

Para llevar a casa

Como puedes ver, mi “migración de diario” ha sido una especie de cambio radical de vida. Al menos, para mi lo ha sido.

Veo y observo las cosas de forma diferente. Siento que mi “segundo cerebro”, el digital, se ajusta mejor a mi cerebro real, el físico.

Me siento cómodo cuando hago el proceso de búsqueda porque lo llevo a cabo de forma muy similar a cuando busco algo en mi mente.

La información está “por todos sitios”, pero con una organización que hace que el proceso de recuperación sea realmente sencillo.

Recomiendo hacer este tipo de cambios en la vida de cualquier persona:

• Te hacen evolucionar.
• Te permiten encajar mejor con tus sistemas de productividad y tus sistemas digitales.
• Te hacen más flexible.
• Hacen que cambies la forma en la que ves las cosas.

Foto en parte superior cortesía de Joshua Woroniecki en Unsplash.