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Soy una persona que no usa el papel.
Sí, no he usado ni un trozo de papel durante casi una década.
Sigo vivo, por lo que puedo concluir que esto funciona.
Si te preguntas por qué deberías no usar el papel, este artículo es la segunda parte de mi “saga sin papel”, de 2 episodios, en la que comencé explicando “19 Beneficios Inmediatos que Puedes Conseguir Si No Utilizas el Papel”.
Siempre necesitas tener un por qué para hacer o llegar a hacer algo en la vida.
En este artículo, resumiré todos los procesos/situaciones en las que te puedes encontrar en la vida (hablando de la necesidad de tener papel y bolígrafo), y como gestiono cada una de esas situaciones. Explicaré el proceso y el software que uso para cada uno de esos escenarios.
He pensado mucho en estas situaciones, y no puedo encontrar más, al menos en mi vida diaria.
En el caso de que puedas encontrar más situaciones o tengas alguna necesidad particular, dímelo, porque siempre hay una forma de no depender del papel.
He enumerado 14 necesidades que puedes tener. Puedes necesitar:
- Anotar algo de forma muy rápida.
- Tomar notas.
- Recordar algo.
- Hacer cosas y organizar cómo las vas a hacer.
- Crear fácilmente listas de cosas, como tu lista de la compra.
- Agendar un evento o reunión.
- Tener toda tu información sana y salva… y accesible en cualquier momento.
- Escribir una carta, un informe o este tipo de documento.
- Hacer una presentación.
- Calcular cosas usando fórmulas y algunas operaciones avanzadas.
- Gestionar tus finanzas personales.
- Escribir en un diario.
- Salvar tu información más crítica: claves, números de tarjetas de crédito, números de cuentas bancarias…
- Tomar notas escritas a mano o dibujar porque tu vida no tiene sentido si solo escribes en un teclado.
Antes de comenzar, haré una serie de advertencias previas:
- He intentado escribir un artículo lo más básico posible, para que la gente que odia la tecnología pueda fácilmente dar un paso adelante en el mundo sin papel. Por favor, “los usuarios más avanzados”, ¡no me insultéis!
- En este artículo, fíjate mucho más en los procesos/conceptos que en el software. Cada uno de nosotros es diferente. Puede ser que lo que resulte cómodo para mí, no lo sea para ti. Quizás un software con el que yo estoy encantado, no se ajuste a tu forma de ver las cosas. Hay ciento de alternativas en Internet. Encuentra aquella de la que estés totalmente convencido.
- Lo siento, pero soy un fanático de Apple. Dedicaré algún otro día un artículo a este asunto para explicar mi razonamiento. Algún software que sugiero solo funciona en dispositivos Apple. Siempre que hay una alternativa, lo indicaré. De nuevo, siento esto.
- Usa cada software para lo que fue programado. Normalmente intentamos que un software funcione para procesos para los que no fue diseñado. Cuando solo usas cada software para lo que se hizo, lo disfrutas, sacas lo máximo de él, y vives la mejor experiencia de usuario que puedes obtener. Para cada software que voy a enumerar, incluiré la situación más típica en la que deberías usarlo.
- Ten la mente abierta para cambiar tus procesos. No eches la culpa a los desarrolladores por no hacer los procesos como tú los haces. Presta atención a cómo el software cubre ese proceso, e intenta adaptarte a él. Piensa que los desarrolladores y analistas han pensado mucho cada proceso y la mejor forma de hacerlo. La mayoría de las veces, sus procesos serán mejores que los tuyos. Haciéndolos, matarás dos pájaros de un tiro: mejorarás tu procesos y tendrás un software que lo hace.
- Ahora, estoy dentro de un proceso focalizado en centralizar, simplificar, y optimizar mis procesos y software alrededor de Notion. Es aún muy pronto para explicarlo. Es por ello que baso mi artículo en el proceso que he usado sin problemas durante casi una década.
- Siempre busco software con diseño atractivo. Cuando digo diseño, me refiero a toda la experiencia de usuario: diseño gráfico (magníficos interfaces gráficos de usuario), modelo de datos (carga y recuperación de datos), e implementación (flujo de navegación dentro del software).
- Continuamente pruebo y testeo todo tipo de software. Si no los he cambiado es solo porque considero que estoy usando los mejores (siempre hablando de aquellos que se ajustan perfectamente a mis necesidades).
Con todo esto dicho, ¡vamos a recorrer esas necesidades y veamos cómo las podemos superar!
1. Anotar algo de forma muy rápida.
Situación típica: “¡Necesito papel y bolígrafo!”.
Eso es lo que se llama una “entrada rápida” de datos.
Drafts es la que funciona para mí.
Siento decir que solo está desarrollada para dispositivos Apple.
Este software es genial porque, tan pronto como lo abres, una pantalla en blanco aparece, y puedes escribir ahí directamente tu idea, inspiración, algo de lo que no quieres olvidarte.
Para mí, es como un gigantesco cubo que se come todo lo que le lanzo.
Todo siempre empieza en Drafts para mí.
Es el único punto de entrada para crear una “unidad de información” en mi sistema.
Dos veces al día, lo proceso y creo los elementos que necesito en el software en el que deberían estar.
Además, su app para iWatch me deja dictar cosas sobre la marcha.
2. Tomar notas.
Situación típica: “Necesito un cuaderno”.
Evernote (es tu cuaderno infinito).
Es una de la que más quiero.
Puedes crear todo tipo de cuadernos y agruparlos en pilas.
Cada cuaderno es un número infinito de notas.
Cada nota puede tener todo tipo de información en su interior: sonido, imágenes, PDF, texto formateado.
Encontrar información en Evernote es impresionante porque puedes encontrar incluso información textual dentro de imágenes (uso esta funcionalidad para las tarjetas de visita de mis contactos), o dentro de ficheros anexos dentro de cada nota.
3. Recordar algo.
Situación típica: “No puedo olvidar esto”.
No te olvidarás de nada usando Due.
Tengo que decir que este software es impresionante por su simplicidad y porque tiene una funcionalidad que me encanta.
Cuando creas un recordatorio, el software comienza a avisarte hasta que lo marcas como realizado (o lanzas por ahí tu iWatch, iPhone, iPad, u ordenador… No diré Mac, aunque eso es exactamente lo que es…).
Esta alarma se repite todo el tiempo a intervalos de tiempo que previamente hayas configurado.
Siento decir que solo está desarrollada para dispositivos Apple.
4. Hacer cosas y organizar cómo las vas a hacer.
Situación típica: “Tengo que hacer esta tarea”.
Durante más de 25 años, he probado toda clase de software de gestión de tareas.
Los últimos años, he probado con Todoist, Things (solo para Mac), 2Do, y Omnifocus (solo para Mac).
Me encanta cuando un software es lo suficientemente abierto para adaptarlo a mis métodos, en lugar de software más rígidos, los cuales te obligan a adaptar tus procesos a ellos. 2Do tiene un fantástico modelo de datos, que te permite organizar la aplicación de formas muy diferentes.
Realmente disfruté con 2Do, y trabajé con él durante varios años.
Acabé con Omnifocus porque comencé a ver vídeos y a leer multitud de artículos (incluso libros) de esta solución “clásica”.
Como sabrás, este software es de todo menos un “sistema flexible”, pero siempre hubo algo que me incomodó de 2Do. Su interfaz gráfico de usuario.
Me encanta trabajar con aplicaciones con agradables interfaces de usuario.
Digo todo esto porque el interfaz gráfico de usuario de 2Do es algo como “Regreso al Futuro”, un entorno en el que nunca me sentí cómodo, pero por el que aposté a causa de su funcionalidad (algunas veces tienes que sacrificar diseño y sensaciones acogedoras por principios pragmáticos).
Y solo estoy hablando de su app de escritorio porque si nos vamos a sus soluciones móviles, la experiencia es aún peor desde mi punto de vista.
Omnifocus no es tan flexible como 2Do, pero es otro nivel.
Es un software muy serio: notorio, fiable, un clásico en su área, con muchos años, usuarios, y documentación por doquier.
Me quedé enganchando con increíbles personas que habían creado flujos de trabajo realmente interesantes.
Tengo que admitir que su interfaz gráfico de usuario se ajustaba perfectamente a mis intereses, sin importar si lo usaba en mi iPad, iPhone, iWatch, o Mac. De hecho, ha sido mi software más importante de productividad durante los últimos años.
Mi recomendación para principiantes: Todoist, Things (Mac).
5. Crear fácilmente listas de cosas, como tu lista de la compra.
Situación típica: “Quiero crear una lista de elementos".
Aunque puedes perfectamente usar Evernote o cualquier otro gestor de tareas para esto, algunas veces quieres un lugar en el que rápidamente crear lista de elementos usando tu teléfono móvil, especialmente si vas a compartir esa lista con alguien como mi mujer, que no es una fanática de la tecnología como yo (como puedes ver, es mucho más lista que yo).
Por eso es por lo que empecé a usar Wunderlist (ahora Microsoft To Do) para nuestra lista de la compra.
Usando este software, no cuesta trabajo crear listas de elementos en tu teléfono móvil, completarlas cuando las haces, y compartir esa lista con socios, amigos, o cualquiera que puedas necesitar.
6. Agendar un evento o reunión.
Situación típica: “Voy a reunirme con alguien y necesito agendarlo".
Soy un fanático de Apple… pero también lo soy de Google (conclusión: soy un fanático de la tecnología).
Pienso que ambas empresas son fantásticas. Ambas me han mejorado notablemente mi vida.
Por eso es por lo que uso lo mejor de ambas, que es MUCHÍSIMO.
Google Calendar es mi lugar para agendar todas las reuniones y citas.
Como usuario de Apple, he estado usando Fantastical mucho tiempo debido a su interfaz de usuario, pero recientemente he vuelto a Apple Calendar porque Fantastical no me estaba dando valor añadido real.
Puedes fácilmente conectar tu Google Calendar con la app Apple Calendar de tu teléfono móvil (prefiero esta app para el teléfono que Google Calendar para iPhone).
7. Tener toda tu información sana y salva… y accesible en cualquier momento.
Situación típica: “Necesito un sitio en el que almacenar mis ficheros”.
Mi disco duro virtual es Google Drive.
Para mí, no veo la necesidad de usar otra aplicación, como Dropbox.
Si estoy usando un proveedor de software como Google, y estoy contento con él, intento cubrir el mayor número de necesidades posibles con dicho proveedor, porque me simplifica la vida mucho.
No me preocupo de mi disco duro local porque también uso iCloud Drive para sincronizar automáticamente mi escritorio en todos mis dispositivos y “en la nube”.
Esto es algo muy útil porque no me preocupa el dispositivo que uso. Puedo acceder a mis datos donde sea en cualquier momento, incluso sin hacer uso de ninguno de mis dispositivos, tan solo con una conexión a Internet.
No me preocupa perder mi portátil o cambiarlo. Es cuestión de minutos que tenga todo listo para usarlo en mi nuevo dispositivo.
8. Escribir una carta, un informe o este tipo de documento.
9. Hacer una presentación.
10. Calcular cosas usando fórmulas y algunas operaciones avanzadas.
Situación típica: “Necesito escribir documentos, usar hojas de cálculo, y hacer presentaciones”.
Todas estas cosas se pueden hacer usando Google Suite. Bien, ahora, Google Workspace.
Como todo el mundo, comencé usando Microsoft Office. Siempre he dicho que un usuario medio solo usa un 20% de todo lo que estas sobredimensionadas suites te ofrecen.
Por eso fui pionero usando Google Suite, incluso para mis empresas. Me encantó el “concepto nube” desde sus comienzos, y tener menos funcionalidades nunca me preocupó.
Hoy en día, estos productos de Google son excelentes. No hay nada que no puedas hacer a la hora de hablar de procesamiento de textos, hojas de cálculo, y presentaciones (y no solo hablo de un uso personal, sino también profesional).
11. Gestionar tus finanzas personales.
Situación típica: “Necesito controlar mis gastos y planificar mis finanzas personales”.
Pasé años enteros de mi vida luchando con hojas de cálculo hasta que encontré You Need a Budget.
Comencé a usarlo en 2012. Hoy, todavía lo uso.
No he sido capaz de encontrar una mejor aplicación para gestionar mis finanzas personales.
Si quieres un control completo de tus finanzas, de forma fácil, cómoda, y simple, este es tu software.
12. Escribir en un diario.
Situación típica: “Me encanta escribir en un diario y estoy acostumbrado a ello”.
Day One: un clásico para escribir en un diario.
Excelente interfaz gráfico de usuario y funcionalidades únicas. Punto.
¡Felicidades a esta empresa porque lo clavó!
13. Salvar tu información más crítica: claves, números de tarjetas de crédito, números de cuentas bancarias…
Situación típica: “Quiero un sitio súper-seguro en el que almacenar mi información más privada”.
1Password es la clave para abrir todas las puertas.
No recuerdo cuánto tiempo he estado usando esta app y qué fácil es usarla. La uso decenas de veces cada día.
No puedo decir más que buenas palabras sobre ella.
14. Tomar notas escritas a mano o dibujar porque tu vida no tiene sentido si solo escribes en un teclado.
Hay gente (no es mi caso) que adora dibujar o tomar notas escritas a mano. Si este es tu caso, puedes hacerlo en una tableta y con un lápiz digital.
Yo solo tengo esta necesidad cuando tengo que estructurar una idea compleja. Ahí es cuando uso Noteshelf.
En Noteshelf, puedes dibujar, escribir, todo lo que podrías hacer teniendo un bolígrafo y una hoja de papel.
Algo genial de este tipo de software es que puedes hacer búsquedas de texto, y hacen estas búsquedas incluso dentro de tu propia escritura manual.
Noteshelf es lo más cercano que puedes encontrar a usar un cuaderno y un bolígrafo tradicionales.
CONCLUSIONES
Como puedes ver, hoy no hay razones objetivas para no dejar de hacer uso del papel.
Alguna gente quiere sentir el papel mientras lee o mientras escribe algo. Los respeto muchísimo y también los comprendo.
Cada uno de nosotros es diferente y ve la vida a su manera.
Solo necesitamos sentirnos cómodos con lo que hacemos y cómo hacemos las cosas cada día.
En mi caso, el papel era una molestia.
La combinación de procesos, software, y hardware me permite gestionar una ingente y masiva cantidad de información cada día.
Teniendo esa paz mental, sabiendo que todo está seguro, controlado, organizado, disponible a cualquier hora y cualquier lugar, incrementa mi productividad hasta niveles que no podía haber imaginado hace una década.
Espero que compartir mi visión mejore tu vida. Es de lo que se trata con este artículo.