No estoy de acuerdo en tener un único sistema o app para gestionar todos mis proyectos o tareas.
Más de 30 años de ensayo/error me enseñaron que ese no era "mi camino".
He aquí por qué.
Por Qué Necesitas Más de una App para Gestionar Tus Cosas
Tener una sola app o flujo de trabajo para gestionar tus tareas y proyectos solo te permite tener una perspectiva.
La vida no es así.
Es considerando varias perspectivas como puedes afrontar mejor cualquier situación.
¿No pides consejo a un amigo cercano cuando tienes que tomar una decisión importante?
Utiliza tu PKM como ese amigo cercano que te aportará muchas perspectivas para responder a la pregunta de oro: ¿qué hago ahora?
El Principio Fundamental
Para mí, este es el punto crucial para hacer que las cosas sucedan, lograr tus objetivos y mover las cosas del punto A al B.
Olvídate de cuándo necesitas tener algo hecho. En lugar de eso, concéntrate en cuándo vas a hacer esa cosa.
He utilizado este concepto toda mi vida porque siempre he querido responder a la "pregunta de oro": ¿Qué hago ahora?
Pero fue mi amigo August Bradley quien dio en el clavo para darle un nombre. En inglés: Do Dates vs. Due Dates (fechas de ejecución vs fechas de vencimiento). ¡Los genios siempre hacen cosas sencillas y sorprendentes!
Así que recuerda siempre el principio fundamental: utiliza las fechas de ejecución en lugar de las fechas de vencimiento.
Nivel 1: Recordatorios
Utilizo los recordatorios para anotar las tareas que son tan importantes que deben hacerse en una fecha concreta.
Ejemplos: una llamada, un email, un Whatsapp, comprar algo...
Utiliza cualquier app de recordatorios que te guste. En mi caso es Due porque tiene una característica que garantiza el éxito: la app te sigue recordando el recordatorio, valga la redundancia, hasta que marcas la tarea como realizada.
Nivel 2: El Pozo Sin Fondo
Necesito un lugar donde lanzar rápidamente cualquier tarea que se me ocurra.
No importa lo grande o crítica que sea porque la procesaré más tarde.
Solo necesito una herramienta de "liberación", la cual libera rápidamente mi mente de retener dicha tarea. Tiene que ser sin fricción.
Utilizo Mem porque es la forma más rápida que he encontrado para capturar información y ponerla en un lugar único para ser procesada con posterioridad.
También es sorprendente la rapidez con la que puedo procesar todo para decidir qué hacer con cada elemento.
Nivel 3: Vista de Pájaro
Necesitas perspectiva.
Los árboles no pueden dañar tu visión. Tienes que ver el bosque en todo momento.
Alejar el zoom lleva las cosas al lugar adecuado para definir prioridades, lo que hay que hacer primero, los criterios, aniquilando todo tipo de ansiedades.
Es el lugar para los proyectos y la lista de todas las tareas que hay que hacer para lograr tus objetivos.
Es el lugar para ver la siguiente tarea dentro de cada proyecto: de forma rápida, sencilla y visual.
En mi caso es Motion porque mato tres pájaros de un tiro.
Tengo una vista de proyecto, puedo ver una "próxima tarea" para cada proyecto y uso el bloqueo de tiempo para definir el momento perfecto para hacer una tarea en función de muchas variables: energía, duración, prioridad.
PD: No creo todas las tareas de mi lista de tareas dentro de este nivel. Solo las que considero cruciales en función del tiempo que estimo que les puedo dedicar. Siempre tareas de más de 1 hora.
Nivel 4: Acción a Corto Plazo
Hay que hacer girar la rueda. No puede detenerse.
Tienes que ser rápido, gestionar los imprevistos y ver con claridad a qué te enfrentas hoy, mañana o toda la semana.
Aquí es donde muevo mis tareas diarias.
Decido qué voy a hacer hoy y qué voy a trasladar a otro día.
Ordeno las tareas para crear una secuencia de ejecución porque necesito procesar las cosas de una en una, una detrás de otra.
Utilizo Slash, aunque anteriormente había implementado perfectamente este flujo de trabajo en Notion y Obsidian. Sin embargo, Slash es el más rápido que he encontrado.
Últimas Reflexiones
4 niveles, 4 perspectivas:
- Cosas que son prioridad número 1.
- Un lugar para almacenar cualquier cosa que se te ocurra.
- Una forma de alejar la vista y obtener una perspectiva más amplia.
- Una herramienta para gestionar rápidamente tus tareas a corto plazo: hoy, mañana, esta semana.
Calma, control, seguridad, tranquilidad. Todo lo que necesitas para rendir al máximo.
Foto de Amanda Schmidt en Unsplash.