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Tuve una epifanía esta semana.

La compartiré contigo, en caso de que te pueda ayudar.

No quiero parecer demasiado metafísico y lo llamaré un punto de inflexión en mi vida. Puedo ver que esta semana puede ser decisiva durante un período largo de mi vida a partir de ahora.

La pasada semana escribí un artículo acerca de Roam Research, un software para tomar notas que está prácticamente por todas partes.

Me siento incómodo desde hace bastante tiempo con mi sistema de productividad y el software que uso para fijarme objetivos y alcanzarlos (al menos, intentarlo).

Ahora, uso una combinación de todo estos softwares:

Due

Como software de recordatorios de cosas simples que no quiero olvidar.

Mantengo que este software es alucinante a causa de su simplicidad y porque tiene una funcionalidad que adoro.

Cuando creas un recordatorio, el software comienza a avisarte hasta que lo marcas como realizado (o hasta que tiras tu iWatch, iPhone, iPad, u ordenador por ahí… No diré Mac, aunque eso es lo que es…).

Este aviso se repite durante el intervalo de tiempo que previamente hayas configurado.

Omnifocus

Como fan de Apple que soy, al final acabé usando este software.

Durante más de 25 años, he probado toda clase de software de gestión de tareas.

Los últimos años, he probado con Todoist, Things, y 2Do.

Tengo que sentir que me sentía muy cómodo con 2Do.

Me encanta cuando un software es lo suficientemente abierto para adaptarlo a mis métodos, en lugar de software más rígidos, los cuales te obligan a adaptar tus procesos a ellos.

2Do tiene un fantástico modelo de datos, que te permite organizar la aplicación de formas muy diferentes.

Realmente disfruté con 2Do, y trabajé con él durante varios años.

Acabé con Omnifocus porque comencé a ver vídeos y a leer multitud de artículos (incluso libros) de esta solución “clásica”.

Como sabrás, este software es de todo menos un “sistema flexible”, pero siempre hubo algo que me incomodó de 2Do. Su interfaz gráfico de usuario.

Me encanta trabajar con aplicaciones con agradables interfaces de usuario.

Puede sonar estúpido, pero cuando dedicas mucho tiempo, continuamente trabajando, usando una aplicación, necesito tener un interfaz gráfico de usuario limpio, agradable, práctico, acogedor… Algo que lo vea y diga inmediatamente:

“Woh, quiero trabajar en este entorno”

 

Por eso me confieso un “creyente en Apple”, aunque me encuentre secuestrado por su entorno hardware. El síndrome de Estocolmo es algo en lo que no crees hasta que no empiezas a vivirlo en tus propias carnes.

Digo todo esto porque el interfaz gráfico de usuario de 2Do es algo como “Regreso al Futuro”, un entorno en el que nunca me sentí cómodo, pero por el que aposté a causa de su funcionalidad (algunas veces tienes que sacrificar diseño y sensaciones acogedoras por principios pragmáticos).

Y solo estoy hablando de su app de escritorio porque si nos vamos a sus soluciones móviles, la experiencia es aún peor desde mi punto de vista.

Omnifocus no es tan flexible como 2Do, pero es otro nivel.

Es un software muy serio: notorio, fiable, un clásico en su área, con muchos años, usuarios, y documentación por doquier.

Me quedé enganchando con increíbles personas que habían creado flujos de trabajo realmente interesantes.

Tengo que admitir que su interfaz gráfico de usuario se ajustaba perfectamente a mis intereses, sin importar si lo usaba en mi iPad, iPhone, iWatch, o Mac.

De hecho, ha sido mi software más importante de productividad durante los últimos años.

Fantastical

Trabajo con Gmail en mi vida profesional y personal.

Siempre he adorado Google, incluso cuando sus diseños siempre anteponen la funcionalidad al diseño gráfico. Tengo que admitir que han mejorado un poco en este último aspecto.

De todas formas, necesitaba combinar varias cuentas de Gmail en un único calendario, para ver todo junto y dentro de un interfaz gráfico de usuario más “bonito”.

Aposté por Fantastical.

No solo uso Fantastical para mis eventos, sino también para implementar un sistema de bloqueo de tiempos (time-blocking) como gestor de tareas.

Creo mucho en esta metodología porque cuando piensas en un sistema de gestión de tareas, realmente no tienes que gestionar tus tareas.

Tienes que gestionar tu tiempo y cuánto vas a dedicar a esas tareas.

Por eso la metodología de bloqueo de tiempos se ajusta a mí a la perfección, y la recomiendo a cualquiera que tenga que gestionar cientos de tareas, como es mi caso.

Drafts

Como persona que no usa el papel desde hace más de una década, me encanta esta app para la entrada rápida de datos en mi sistema.

Es genial porque, nada más abrirla, aparece una pantalla en blanco, pudiendo directamente escribir tu idea, inspiración, algo que no quieres olvidar…

Para mí, es como un gigantesco cubo que se traga todo lo que le lanzo.

Más tarde, lo proceso y creo las entradas necesarias en los sistemas en los que debe estar cada una de ellas. Además, su app de iWatch permite dictar cosas sobre la marcha.

Evernote

Una de mis más queridas.

Este software cambió mi vida.

Me permitió convertirme definitivamente en alguien que ya no necesitó nunca más el papel, algo por lo que siempre estaré eternamente agradecido.

No usar papel es una de las prácticas más productivas que nunca he probado. Me da seguridad, paz mental, ahorro de tiempo, organización, claridad…

Podría estar todo el día enumerando palabras hermosas acerca del movimiento “sin papel”, del que soy un ferviente creyente.

DayOne

Un clásico para llevar un diario.

Excelente interfaz gráfico de usuario e increíbles funcionalidades. Punto.

¡Felicidades a todo su equipo porque lo han clavado!

Ulysses

Como DayOne, llego a la misma conclusión. Esta gente es increíble.

Tienen algo que siempre pienso que es alucinante, la perfecta combinación y balance entre una aplicación hermosa, hablando de su interfaz gráfico de usuario, y cómo el usuario trabaja dentro de la app.

Todo es fácil, intuitivo, lleno de sentido común.

Como ingeniero informático, sé perfectamente cuán complejo y duro es llegar a este punto. Así pues, ¡sentiros orgullosos de vuestro producto!

Trello

Hay proyectos o momentos en los que un sistema Kanban es una obligación en tu vida.

Me encanta ver las cosas desde una perspectiva gráfica (me encantan las app de mapas mentales como Mindnode), y Trello me proporciona esto. La oportunidad de ver perfectamente una serie de estados.

No lo necesito para todos mis proyectos, pero esto se convierte en una necesidad obligada para algunos.

Y, más o menos, este es el ecosistema digital que he creado para gestionar mi vida, tanto la personal como la profesional. Suena un poco complicado, pero es algo con lo que he vivido durante un largo período de tiempo, y funciona.

Pero, como he dicho al comienzo de este artículo, no me sentía cómodo los últimos años, principalmente, porque mi volumen de datos crece exponencialmente, y esto hace que el sistema no sea tan operativo.

Yo necesito un sistema en el que:

1. Pueda conectar mis objetivos de alto nivel con mis tareas diarias, siendo capaz de tener una vista de pájaro de todo el sistema, pero también un detalle “microscópico” de cada tarea. Ser capaz de saber que lo que hago cada día me conduce hacia mis grandes objetivos en la vida es una gran sensación. ¿No crees?
2. Pueda capturar y organizar todo el conocimiento al que estoy expuesto. Leo toneladas de libros, toneladas de artículos, escucho podcasts, tengo conversaciones interesantes con personas, veo vídeos de YouTube, tengo ideas que me vienen de repente a la mente, tengo pensamientos más elaborados, veo películas… toda clase de datos, a cualquier hora, y en cualquier lugar.
3. Pueda localizar todo el conocimiento que he capturado y organizado, para usarlo diariamente, y basar mis acciones en dicho conocimiento.

Sé que pido mucho, pero de eso se trata la vida: pedir mucho y ver lo que puedes conseguir.

Volviendo al comienzo de mi artículo, cuando la semana pasada investigaba acerca de Roam Research, otro nombre comenzó a aparecer con frecuencia: Notion.

Oí de Notion hace mucho tiempo, 3 ó 4 años. En ese momento, encajé a esta app dentro del área de toma de notas y, como estaba completamente satisfecho con Evernote, lo ignoré hasta esta semana.

He encontrado dos personas a las que puedo calificar como gurús de Notion: Marie Poulin y August Bradley.

Ambos han creado desarrollos notables en Notion.

Visité el site de Marie Poulin y vi que ella basaba su sistema en la metodología PARA. Escribiré un artículo acerca de esta metodología PARA algún día, un sistema creado por el gurú de la productividad Tiago Forte, una persona que admiro y sigo, porque pienso que es un tema fascinante.

Marie tiene un curso de pago para implementar la metodología PARA en Notion. Me ha parecido increíble, pero…

… cuando visité el canal de YouTube de August Bradley y vi su primer vídeo, ¡aluciné!

Siempre digo que hay que pagar por el buen contenido, así los generadores de contenido pueden vivir (sobrevivir en la mayoría de los casos) y mejorar su contenido.

De hecho, yo invierto mucho dinero en cursos, newsletters, y contenido de pago a lo largo de todo el año.

Pero, en este punto inicial, decidir entre un curso de pago (de 600 dólares) y el video gratuito de August Bradley que tanto me impactó, me hizo apostar por este último (lo siento, Marie, porque ¡tu contenido y trabajo es increíble!).

Empecé a ver la serie de videos de Notion de August el martes y, ayer por la noche, jueves, la terminé.

Para que te hagas una idea, hablamos de 38 vídeos de entre 15 y 30 minutos de duración cada uno de ellos. No te cuento lo que he dormido esta semana… Pero es que ¡este hombre es fantástico!

Me enganché a sus vídeos como si fuese una serie de Netflix. Era simplemente incapaz de parar de ver un vídeo detrás de otro.

Pronto August va a lanzar un curso basado en esta serie de vídeos y yo, sinceramente, no sé lo que este hombre va a incluir en él. Le he escrito un e-mail, pero aún no me lo ha podido contestar.

En estos vídeos, este genio me ha dado solución a los 3 puntos que comenté anteriormente. ¡Fantástico!

Ahora sé de qué va Notion, mucho más allá de un mero participante en el área de la toma de notas. ¡Va muchísimo más allá!

Notion ha hecho posible que te puedas crear un sistema propio sin una línea de código.

Me recuerda (cuidado, es una simple y mera comparación) a los años 80 y 90, cuando yo usaba el software Dbase para crear mini ERPs.

Notion se basa en 2 “estúpidas” palabras:

1. Página: un lugar para mostrar información.
2. Bloque: cada parte de una página.

Tan simple como esto.

La cuestión es que un bloque puede ser cualquier cosa: desde una simple caja de texto con una letra dentro, a una gigantesca base de datos relacional.

He alucinado con esto, querido amigo. Ha sido un descubrimiento para mi, y no sé cómo diablos he podido ignorar a esta empresa tanto tiempo. Son las cosas que pasan en la vida…

Ahora, siguiendo los sabios consejos de August, los cuales se basan en una espectacular (y muy sólida para mi) metodología llamada PPV (Pillars, Pipelines & Vaults), de la que escribiré un artículo cuando me empape de ella mejor, puedo mover todos mis sistemas a Notion, centralizando todo mi conocimiento, y siendo capaz de manejar toda mi vida con un solo sistema.

Momento de terror: ¿dar mi vida a un solo software?

Yo doy mi vida a los grandes jugadores (Amazon, Google, y Apple), pero… ¿Notion?

Respeto y admiro el proyecto de Notion, pero es una compañía fundada en 2016. De todas formas, el pasado 1 de abril de 2020, consiguió 50 millones de dólares de Index Ventures y otros inversores. La última ronda de 10 millones de dólares los valoró en 800 millones de dólares.

La vida es arriesgada mucha veces.

Como emprendedor desde 2002, he aprendido que la vida no siempre puede ser blanca o negra. Está llena de pequeñas líneas grises, y algunas veces tienes que confiar en ellas. No existe otra forma de seguir adelante y avanzar.

Pienso que Notion es una fantástica plataforma que permite a los usuarios crear su software sin codificar, usando multitud de plantillas, y teniendo la posibilidad de no adaptar tus procesos a lo que los softwares poco flexibles te obligan.

Tras haber testado tantos sistemas, creo que este es mi camino, y voy a por ello sin dudarlo.

Si Notion desaparece, espero ser capaz de exportar mis bases de datos a ficheros CSV e importarlos en otro sistema que pueda encontrar.

¡La vida es riesgo! ¡La vida es aventura! ¡La vida es diversión!

Foto en parte superior cortesía de ?? Claudio Schwarz | @purzlbaum en Unsplash.