La sencillez equivale a alto rendimiento.
Esa es mi conclusión tras 30 años dedicados a la productividad.
Mi PKM tiene 4 sistemas:
- Captura. Lo uso para capturar información.
- Proceso. Lo uso para decidir si necesito una acción o pensar.
- Acción. Lo utilizo para gestionar mis acciones.
- Pensar. Lo utilizo para pensar.
Como puedes ver, el sistema de captura es el principio de todo.
Es fundamental porque cualquier proyecto en la vida, incluso el más grande, siempre empieza con una "simple" idea capturada por alguien en algún lugar.
Ese alguien eres tú.
Ese lugar es tu Sistema de Captura.
La Evolución de Mi Sistema de Captura
Nunca he dejado de mejorar mi PKM durante 30 años. Y nunca pararé.
Mi Sistema de Captura no es una excepción.
Si miro hacia atrás, 2 años atrás, mi sistema actual no tiene nada que ver con el antiguo.
Este proceso me ha enseñado 2 cosas:
- Las buenas apps siguen brillando, no importa el tiempo que haya pasado.
- Las nuevas apps suelen mejorar el sistema.
La Funcionalidad Esencial de un Sistema de Captura
Cualquier Sistema de Captura tiene que soportar una funcionalidad crítica: la movilidad.
No se sabe cuándo se necesitará capturar algo.
Las ideas surgen en tu mente, sin importar dónde estés o cuándo sea.
El problema es que desaparecen en cuestión de milisegundos.
¡No puedes perderlas!
Mi Sistema de Captura se basa en 3 apps:
- Drafts
- Mem
- Readwise Read Later
1. Drafts
Me enamoré de esta app hace mucho tiempo.
Ha resistido todo tipo de "ataques" de otras apps, ya que estoy constantemente probando cosas nuevas, puliendo mis flujos de trabajo, y dispuesto a cambiar.
Sin embargo, Drafts sigue conmigo.
¿Por qué?
Porque no he encontrado una app mejor para capturar mis ideas "sobre la marcha", sin importar si estoy usando mi iPhone, iPad, o Mac.
Es rápida, limpia, minimalista y operativa.
Esta última característica no es una broma. Por favor, sigue leyendo.
Cuando inicias Drafts, tienes una pantalla en blanco para empezar a escribir. Y sí, ¡puedes usar markdown!
Nada puede ser más rápido, limpio o minimalista que eso.
Empiezas a escribir y no necesitas guardar o almacenar en ningún sitio. Simplemente, escribes. 0 fricción.
La sincronización es increíble en Drafts. Solo tienes que abrirla en cualquier otro dispositivo e, inmediatamente, tienes todo perfectamente sincronizado.
Las operaciones son esenciales en Drafts. Es la guinda del pastel. Por operaciones, me refiero a las acciones que puedes hacer con tu "borrador".
Basta con pulsar un botón y habrás lanzado una acción con el texto que acabas de escribir.
A continuación, explicaré un caso de uso sencillo, real y pragmático.
2. Mem
Esta app es simplemente increíble, hablando de capturar cosas.
Tiene Mem Spotlight. Aquí te puedes hacer una idea.
Como todo lo brillante, es simple.
Solo con una tecla de acceso rápido, aparece una ventana emergente, y puedes anotar en ella lo que quieras.
Va más allá porque si seleccionas cualquier contenido y pulsas la tecla de acceso rápido, se almacena automáticamente en tu sistema Mem.
La cuestión es que la experiencia GUI/UX en el móvil no es muy buena en Mem.
Aquí es donde Drafts te salva.
Puedes escribir cosas en Drafts y crear una acción que envíe directamente tu contenido a la bandeja de entrada de Mem con solo pulsar un botón.
Aquí tienes el enlace para instalar fácilmente esa acción en Drafts.
Para terminar este apartado, te diré que también puedes capturar cualquier email simplemente reenviándolo a una dirección de correo de Mem.
Todo el email estará esperando en la bandeja de entrada de Mem para ser procesado.
Una buena forma, por ejemplo, de crear una tarea basada en ese email 😉
3. Readwise Read Later
Por último, pero no menos importante, esta es mi app favorita para guardar artículos y disfrutar de una fantástica experiencia de lectura a posteriori.
Todavía está en beta, pero no he visto un desarrollo beta más sólido en mi vida.
Tras usarla durante meses, no he experimentado ningún fallo.
Además, estos espectaculares desarrolladores no dejan de lanzar nuevas versiones todo el tiempo.
Han hecho una interpretación impresionante de lo que es la lectura digital. Lee su manifiesto para hacerte una idea.
La experiencia de leer artículos guardados y cualquier otro tipo de contenido no tiene precio.
Disfrutas de una experiencia agradable en la atmósfera perfecta, pudiendo subrayar o crear anotaciones sin esfuerzo alguno.
Cada artículo que capturo va a la app Readwise Read Later para ser procesado posteriormente.
Últimas Reflexiones
Me lleva segundos o incluso menos capturar cualquier contenido en Internet.
No importa dónde esté o qué dispositivo tenga al lado.
Todo sigue el mismo flujo de trabajo.
Todo funciona con fluidez, sin esfuerzo, sin ningún tipo de fricción.
Me siento seguro y tranquilo porque no puedo perder ninguna idea.
Es, literalmente, imposible.
Conclusiones
- Solo con un flujo de trabajo sencillo y sólo 3 aplicaciones, he conseguido todos mis objetivos relacionados con mi Sistema de Captura.
- Velocidad, simplicidad, minimalismo, carencia de fricción, movilidad, multi-dispositivo...
- Cuanto más simple sea tu PKM, mejor será tu vida.
Foto de Ruben Zavala en Unsplash.