Te sientes abrumado por todas las cosas que tienes que hacer.
Aquí tienes una técnica fácil de implementar para superar tu situación.
Fechas límites
Las fechas límite nos colapsan.
Las fechas límite son eso: una forma de llevarnos al límite.
La gente suele hacer su planificación en función de las fechas límite.
Se equivocan.
Entender las fechas límites
Las fechas límite son solo un campo relacionado con una tarea. Solo eso.
Debes comparar una fecha límite con cualquier otro campo de una tarea, como la descripción, la duración, el proyecto, el cliente...
Cuando ves una fecha límite así, tu vida cambia.
Entender cómo planificar
Necesitas un enfoque diferente de la planificación.
Olvídate de las fechas límite.
Tu pregunta de oro es: "¿Cuándo voy a hacer esto?".
Eso es todo lo que tienes que pensar para planificar tu día, tu semana, tu mes, e incluso tu vida.
Aprender a planificar
Partiendo de la pregunta anterior, tienes que crear lo que yo llamo "lotes" (son como cubos en los que metes "cosas").
Estos son mis lotes:
- Hoy.
- Mañana.
- Esta semana.
- La próxima semana.
- Este mes.
- Tiempo muerto.
Cada lote equivale a responder a tu pregunta de oro:
"¿Cuándo voy a hacer esto?"
El flujo de trabajo
Una vez que hayas colocado cada elemento en un lote, este es el flujo de trabajo que debes seguir:
- Cada día, revisa todos los lotes.
- Mueve los elementos si es necesario.
- Concéntrate en el día de hoy.
- Ordena los elementos secuencialmente.
- Concéntrate en el primer elemento... ¡y olvídate del resto!
Los beneficios
Siguiendo esta técnica, obtienes todos estos beneficios:
- Planificación rápida
- Gestión de imprevistos
- Agrupar tareas
- Dinamismo
- Enfoque
Planificación rápida
Solo tienes que entrar en cada lote y ver si todo está bien.
Si lo tienes al día (lo tendrás porque no te llevará tiempo), solo tienes que trabajar con el día de hoy, el de mañana y la semana.
Gestión de imprevistos
Cada vez que aparezca un imprevisto, vuelve a pensar en tu pregunta de oro:
"¿Cuándo voy a hacer esto?".
A partir de ahí, ponlo en el lote adecuado.
Comprueba el lote para ver si puedes realizar todo lo que hay en él. Si no es así, mueve los elementos a otro lote.
Agrupar tareas
Sin esfuerzo, estás agrupando tareas.
Agrupar equivale a rendir al máximo nivel.
Todo lo que se agrupa por lotes se basa en tu principal activo: el tiempo.
Recuerda: tú gestionas tiempo, no tareas.
Dinamismo
La vida no es estática.
Los imprevistos te asaltan constantemente.
Esta técnica es lo suficientemente flexible como para manejar cualquier tipo de "ataque".
Enfoque
Esta técnica te permite centrarte en las cosas que importan filtrando la información mediante lotes basados en el tiempo.
Responde de forma sencilla (y crítica) a preguntas como:
¿Qué debo hacer hoy, esta semana?
¿Qué puedo hacer si tengo 20 minutos de tiempo muerto?
Conclusiones
- Utiliza esta técnica para gestionar tus tareas fácilmente.
- Al utilizarla, estás centrando tu planificación en tu mejor (y único) activo: el tiempo.
- La vida es un bucle infinito. Esta técnica también.
Foto de Eden Constantino en Unsplash.