Un cuadro de mandos de proyectos es algo que puede cambiar tu vida.
Se puede implementar en cualquier herramienta, desde el lápiz y el papel hasta las increíbles apps de productividad.
¡Aquí te cuento por qué y cómo!
Qué es un Proyecto
En primer lugar, vamos a dejar claro qué es un proyecto.
Un proyecto es algo que se quiere hacer y que tiene una fecha de inicio y una fecha de finalización.
Un proyecto suele ser un grupo de tareas, de 1 a N.
Solemos pensar en los proyectos como cosas enormes: construir un puente, una carretera, un avión.
Puede que incluso escribir un libro o crear un curso online sea algo grande.
Todos esos ejemplos son proyectos, pero piensa también en cosas más pequeñas. Te hará la vida más fácil. Por ejemplo: definir tus objetivos principales para el nuevo año.
Para mí, está bien definir proyectos que me lleven solo de 1 a 3 semanas.
Por Qué Necesitas Proyectos
Necesitas proyectos en tu vida porque te darán la vista de pájaro que necesitas para decidir lo que debes hacer en función de tus objetivos principales.
Los proyectos te muestran el panorama general.
Evitan que te colapses por decenas de tareas pendientes.
Ese es "el gran cambio" que necesitas implementar para estar seguro de que estás priorizando las tareas que debes.
Los proyectos te indican el camino.
Qué es un Cuadro de Mandos de Proyectos
Un cuadro de mandos de proyectos es una vista única de todos tus proyectos desde diferentes perspectivas.
Como dije inicialmente, puedes implementarlo en cualquier herramienta. En mi caso, lo hice hace tiempo en Omnifocus, el año pasado en Notion y ahora en Obsidian.
Como siempre he dicho, las herramientas no importan, los flujos de trabajo sí.
Estructura de un Cuadro de Mandos de Proyectos
A lo largo de toda mi vida, siempre he tratado de simplificar. Mi PKM no es una excepción.
Solo tengo 4 áreas diferentes y simples en mi cuadro de mandos de proyectos:
- Proyectos en los que centrarme esta semana.
- Proyectos activos.
- Próxima tarea de los proyectos.
- Proyectos archivados.
1. Proyectos en los que centrarme esta semana
Es una lista de los proyectos en los que debo centrarme esta semana.
Para cada proyecto, muestro 2 campos:
- Estado.
- Prioridad.
La lista está ordenada por prioridad.
Mis proyectos tienen diferentes estados:
- En curso: los que estoy ejecutando.
- En espera: parados por algún motivo.
- Futuro: los que empezaré cuando empiece a terminar los que están en curso.
- Algún día: los que no estoy seguro de que vaya a hacer, pero quiero tenerlos en cuenta.
- Completados: terminados.
Cada uno de mis proyectos tiene una prioridad del 1 al 5. Me ayuda a saber dónde tengo que centrar mi energía, atención y tiempo.
2. Proyectos activos
Una simple lista de todos mis proyectos no completados ordenados por prioridad.
A partir de esa lista, decido cuáles serán los que me centraré esta semana.
3. Próxima tarea de los proyectos
Cada proyecto "En curso" debe tener una "próxima tarea".
Esto me permite "mantener la rueda girando".
Si un proyecto "En curso" no tiene una "siguiente tarea", significa que está parado. No avanzo en él.
Por eso, durante mi revisión semanal, siempre creo una "próxima tarea" para todos mis proyectos "En curso".
Así es como mi PKM me obliga de forma natura a seguir avanzando hacia mis objetivos.
4. Proyectos archivados
Una simple lista de todos los proyectos que ya he completado.
Nunca borro nada, por si acaso...
Conclusiones
- Los proyectos son un elemento esencial en tu PKM.
- Hacen que sea fácil poner tus esfuerzos donde debes.
- Un cuadro de mandos de proyectos es una herramienta sencilla para gestionarlos.
¡Pruébalo y verás resultados!
Foto de Octavian Dan en Unsplash.